El modelo institucional ASEA

Desde sus inicios, a finales de 2014, la Agencia de Seguridad, Energía y Ambiente (ASEA) diseñó un modelo institucional con los elementos principales para cumplir con su mandato: la protección de las personas, el medio ambiente y las instalaciones del sector de hidrocarburos a través de la regulación y supervisión, pasando por la autorización, o no, de todos los proyectos del sector.

El modelo institucional gravita alrededor de la gestión de riesgo, ésta es la piedra angular no sólo del modelo sino de todo lo que la Agencia realiza, por la sencilla razón que el sector de hidrocarburos es una industria de riesgo.

Desde su diseño, la Agencia se concibió como una organización digital, capaz de soportar tanto el modelo institucional ASEA, basado en las mejores prácticas, como las innumerables interacciones y transacciones que tendría en su quehacer diario con la industria y otras instituciones de gobierno.

Una definición estratégica

Para lograr este objetivo, el de ser una Agencia digital, ASEA adoptó una de las mejores prácticas para la construcción y administración de instituciones: la arquitectura empresarial. Con esta herramienta, el diseño, la construcción y operación de las organizaciones se desarrolla desde una visión integral (holística). Además de otros elementos clave, esta herramienta incluye por supuesto las aplicaciones y la infraestructura tecnológica (TI), mismos que dan lugar a la Plataforma Digital ASEA.

La arquitectura es relevante también porque permite a ASEA describir no sólo los componentes de la organización sino las interrelaciones entre ellos. Lo anterior ha dado la posibilidad de alinear estrategia con operación, optimizar la forma de trabajar y de generar productos y servicios para los regulados y, sobre todo, prevenir los riesgos e impactos de los cambios internos y externos a la Agencia.  Esta visión integral es la que permite, gradualmente, a la Agencia tener la capacidad de cumplir sus metas, dar soporte a su modelo y responder a la industria.

Elementos y aplicaciones clave de la plataforma

La ASEA Digital vive en la Nube por lo que es más flexible, segura y costo-eficiente.  La plataforma tiene la habilidad de intercambiar información con otras dependencias, con los regulados o con otros sistemas, es decir, tiene un elemento de interoperabilidad. Cuenta, además, con la gráfica base que garantiza el diseño estándar para unificar la experiencia del usuario.  Asimismo, hecha mano de:

• La Oficialía de Partes Electrónica ASEA (OPE ASEA) que permite al regulado llevar a cabo trámites y servicios, así como comunicarse con la Agencia a partir de la Clave Única de Registro de Regulado (CURR).
• La firma electrónica (e.firma) con la que se remplaza la firma física para autenticar documentos y procedimientos de los regulados u otras autoridades.
• La identidad digital para verificar en línea que una persona es quien dice ser.
• El motor de pagos para realizar el pago en línea de los tramites y servicios ASEA.

Internamente, en la operación de la Agencia, la plataforma digital es un gran sistema que, apoyado en los procesos, es capaz de recopilar datos para el análisis de los proyectos de la industria a lo largo del ciclo de vida de estos.

Hitos en el desarrollo de la plataforma

A lo largo de estos casi cuatro años de operación de ASEA y casi tres de desarrollo de la plataforma digital, se trabajó en habilitar un servicio multi-trámite que posibilita a la Agencia llevar todos los trámites y servicios a un entorno digital.  Sin importar el trámite o servicio, el regulado podrá digitalizar los documentos del proyecto, enviarlos de manera electrónica y darles seguimiento remoto. En todo momento, la plataforma digital ASEA permite al regulado saber en qué etapa se encuentra su trámite o servicio (registro, evaluación, resolución o notificación). Además, ASEA se comunica con el regulado por medio del correo electrónico con el que se registra en la OPE ASEA.

Un modelo regulatorio completo

Hoy los resultados de ASEA están ahí. La Agencia en su primera fase 2014-2018 logró estabilizar sus operaciones, incluyendo tanto los 85 mil expedientes heredados como la entrada de nuevos jugadores a la industria petrolera. En este periodo, ASEA también alcanzó puntos de no retorno con las más de 40 regulaciones publicadas; los más de 25 mil trámites evaluados; las más de 250 inspecciones; la creación de 480 terceros; una tasa de éxito en tribunales mayor al 90 por ciento de los actos de autoridad de ASEA. Y lo más importante la mejora de 60 por ciento en la accidentalidad en la producción y la transformación de petróleo.

En este mismo periodo ASEA invirtió su tiempo en el fortalecimiento institucional a través de la generación de finanzas sustentables, una cultura organizacional joven pero funcional y el establecimiento de procesos formales que dejan escrito el ASEA Way y la materialización de la Plataforma Digital ASEA que ya está en operación. Ésta última es un elemento más que se suma a esta cadena de logros.

Hacia delante habrá que continuar los esfuerzos para alcanzar la inteligencia regulatoria con base en la operación desde la nube; en el uso de Big Data para el análisis predictivo y preventivo del riesgo en materia de seguridad industrial y protección ambiental del sector y, puntualmente, en la mejora regulatoria para beneficio de todos los mexicano.

Jimena Marván Santín

Jefa de la Unidad de Planeación, Vinculación Estratégica y Procesos de la ASEA